Przez lata firmowa telefonia oznaczała serwerownię, szafy z kablami i centralę PBX, którą zarządzał tylko administrator z dostępem do serwerowni. Każdy nowy numer, oddział czy zmiana w konfiguracji oznaczały koszt, papierkową robotę i ryzyko przestoju. Ale świat się zmienił. Dziś, gdy większość spotkań, dokumentów i decyzji toczy się w chmurze, również rozmowy głosowe przechodzą cyfrową transformację. Microsoft Teams Phone pozwala połączyć czaty, wideokonferencje i telefonię w jednym środowisku – bez wymiany całej infrastruktury z dnia na dzień.
Firmy coraz częściej wybierają model ewolucyjnej migracji – zamiast „rewolucji w całej organizacji”, przenoszą do Teams Phone pojedyncze działy, testują, zbierają doświadczenia. Dzięki temu mogą zachować swoje numery, operatorów i przyzwyczajenia użytkowników, a jednocześnie przejść na nowoczesny, chmurowy model komunikacji.
PBX kontra chmura – zderzenie dwóch epok
Jeszcze kilka lat temu fizyczna centrala telefoniczna była dumą każdej organizacji. Metalowa szafa, zielone diody, okablowanie, którego nikt nie chciał dotykać — symbol porządku, stabilności i „tak to działa od zawsze”.
Ale każdy symbol z czasem staje się ciężarem. PBX to zamknięty system, trudny w rozbudowie i kosztowny w utrzymaniu. Gdy firma otwiera nowy oddział, musi dokupić sprzęt, przeprowadzić konfigurację, zatrudnić specjalistę z dostępem do lokalnej infrastruktury.
Współczesne rozwiązania, takie jak Microsoft Teams Phone, eliminują ten problem. Telefonia staje się częścią środowiska pracy, dostępnego z każdego urządzenia. Nie potrzebujesz osobnych serwerów, ponieważ całość działa w chmurze — z poziomu aplikacji, z której i tak korzystasz codziennie.
Migracja z PBX do UCaaS to zmiana narzędzia, a także nowy sposób myślenia o komunikacji i bezpieczeństwie organizacji.
| Obszar | Microsoft Teams Phone (UCaaS) | Tradycyjna centrala PBX |
|---|---|---|
| Model działania | Telefonia w chmurze – dostęp przez aplikację Teams z dowolnego urządzenia | Sprzęt fizyczny zainstalowany lokalnie w biurze |
| Utrzymanie i aktualizacje | Aktualizacje automatyczne, brak kosztów serwisowych | Wymaga obsługi IT, serwisu i okresowych modernizacji |
| Skalowalność | Dodawanie użytkowników w kilka minut przez portal admina | Konieczność rozbudowy centrali i konfiguracji sprzętu |
| Dostępność zdalna | Pełny dostęp z laptopa, smartfona, przeglądarki | Ograniczony – wymaga VPN lub połączenia z biurem |
| Integracja z narzędziami firmowymi | Natywna integracja z Microsoft 365, CRM, Contact Center, AI Copilot | Integracje ograniczone lub wymagające osobnych systemów |
| Bezpieczeństwo i zgodność (RODO) | Szyfrowanie, certyfikaty zgodności, nagrywanie przez AudioCodes SmartTAP | Zależne od konfiguracji sprzętu i dostawcy |
| Koszty utrzymania (TCO) | Niższe o 25–40% (wg Forrester TEI 2024) – brak kosztów sprzętu | Wyższe – serwis, energia, miejsce w serwerowni, amortyzacja |
| Elastyczność wdrożenia | Możliwość migracji hybrydowej (Direct Routing, Operator Connect) | Brak opcji etapowego przejścia |
| Rozwój i przyszłość | Ciągły rozwój (AI, Voice Analytics, Copilot) | Ograniczony – wymaga inwestycji sprzętowych |
Europa i Polska
Według danych Microsoft z połowy 2024 roku, ponad 20 milionów użytkowników Teams ma aktywną telefonię PSTN – niemal dwukrotnie więcej niż rok wcześniej, ale wciąż stanowi to zaledwie 6% całej bazy ponad 320 milionów użytkowników Teams.
Potencjał wzrostu jest więc ogromny.
Jak prognozuje Cavell Group, do 2027 roku liczba firm korzystających z Teams Phone w Ameryce Północnej i Europie Zachodniej ponad czterokrotnie wzrośnie, przekraczając 40 milionów użytkowników.
A to dopiero początek. W regionie CEE (Europa Środkowo-Wschodnia) coraz więcej organizacji zaczyna od pilotażowych wdrożeń w jednym dziale lub lokalizacji – na przykład w zespole IT, helpdesku lub sprzedaży.
W Polsce, jak wynika z danych UKE (2022), 39% firm wciąż korzysta z analogowych telefonów stacjonarnych. To właśnie te organizacje stają dziś przed decyzją: modernizować istniejące centrale czy przejść do chmury?
Na rynku działa coraz więcej operatorów wspierających migrację, które oferują modele Direct Routing i Operator Connect. Dzięki nim można zintegrować telefonię z Teams bez rezygnacji z dotychczasowych numerów czy umów z operatorem.
Migracja etapowa i jak do niej podejść?
Migracja systemu telefonicznego przypomina remont generalny – lepiej przeprowadzać ją etapami, z planem i cierpliwością.
W praktyce oznacza to trzy kroki:
- Pilotaż – uruchomienie Teams Phone w wybranym dziale (np. IT, helpdesk).
- Współistnienie – stara centrala działa równolegle z nowym systemem.
- Stopniowe portowanie numerów – przenoszenie użytkowników do Teams bez przerw w działaniu.
Według analityków Cavell Group, właśnie elastyczność – możliwość testowego wdrożenia i zachowania dotychczasowych rozwiązań – jest jednym z głównych argumentów, które przekonują CIO w regionie CEE do migracji.
W razie potrzeby Teams Phone może współpracować z istniejącą centralą, korzystając z Session Border Controller (SBC) – certyfikowanego elementu, który łączy światy analogowy i cyfrowy.
Czytaj również:
Microsoft Teams Phone – FAQ: najczęstsze pytania o telefonię w Teams
Odpowiedzi na najczęstsze pytania użytkowników i administratorów – od licencji po integrację z operatorami.
Modele wdrożenia Microsoft Teams Phone: Calling Plans, Direct Routing, Operator Connect
Jak dobrać odpowiedni model łączności PSTN do potrzeb Twojej firmy.
Najczęstsze błędy CIO przy migracji do Teams Phone
Nieprzemyślana migracja potrafi zniweczyć potencjał najlepszego systemu.
Jak wskazuje AudioCodes błędy popełniane przez działy IT często wynikają z pośpiechu lub zbyt dużych oczekiwań wobec samego narzędzia.
Wśród najczęstszych potknięć:
- Brak analizy sieci i testów jakości (QoS) – niedoszacowanie przepustowości skutkuje pogorszeniem jakości rozmów.
- Zły wybór modelu PSTN – Calling Plans, Direct Routing czy Operator Connect różnią się kosztami, elastycznością i zasięgiem.
- Pominięcie monitoringu i analityki – bez danych trudno utrzymać stabilność usług.
- Zaniedbane zarządzanie użytkownikami – konfiguracje, licencje i numery muszą być spójne z polityką organizacji.
- Brak szkoleń i komunikacji wewnętrznej – użytkownicy potrzebują wsparcia w zmianie codziennych nawyków.
Rozwiązania takie jak AudioCodes Live for Microsoft Teams pozwalają uprościć te procesy: od integracji SBC, przez zarządzanie numeracją, aż po centralny monitoring jakości połączeń i raportowanie.
AudioCodes i AllVoice – duet dla CIO
Migracja do Microsoft Teams Phone to strategiczna decyzja, która łączy IT, bezpieczeństwo, finanse i doświadczenie użytkownika.
AudioCodes zapewnia solidne fundamenty technologiczne — od platform SBC po rozwiązania do nagrywania rozmów i zgodności z RODO (SmartTAP 360° Live).
AllVoice jako integrator prowadzi organizację przez proces transformacji, zapewniając lokalne wsparcie, testy pilotażowe i doradztwo dla działów IT.
Wspólnie umożliwiają:
- zachowanie dotychczasowych numerów i operatorów,
- zgodność z przepisami i pełną kontrolę nad danymi,
- integrację z systemami CRM, ERP i Contact Center,
- wdrożenie VoiceAI czy Copilot dla zespołów obsługi klienta.
Dla CIO to bezpieczny sposób, by krok po kroku przenieść telefonię do chmury – bez przestojów, bez utraty danych, bez nerwów.
Ewolucja w miejsce rewolucji
Jak podaje Forrester w raporcie Total Economic Impact of Microsoft Teams Phone (2024), przejście z PBX do chmurowego UCaaS obniża całkowite koszty utrzymania infrastruktury o 25–40%.
Do tego dochodzą wymierne korzyści: mniejsze ryzyko awarii, prostsze zarządzanie i lepsze doświadczenie użytkowników.
Dzięki rozwojowi funkcji takich jak AI Copilot, transkrypcje rozmów, analiza sentymentu czy Voice Analytics, telefon w Teams przestaje być narzędziem — staje się częścią ekosystemu danych i automatyzacji pracy.
Dla większości firm najlepszą strategią pozostaje ewolucja: zacząć od pilotażu, przetestować rozwiązanie w jednym dziale, a potem rozszerzać je w tempie, które nie zaburzy codziennego rytmu organizacji.
Nie trzeba rewolucji, by zrobić krok naprzód. Wystarczy dobrze zaplanowana ewolucja.
Zastanawiasz się, jak bezpiecznie przenieść firmową telefonię do chmury?
Skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować pilotaż Microsoft Teams Phone i zintegrować go z Twoim operatorem.
Umów bezpłatną konsultację już dziś!