Systemy telefoniczne to duża, ale wieloletnia inwestycja. Właściwie wybrana, może w znaczącym stopniu usprawnić operacje w firmie i zapewnić optymalne doświadczenia użytkownikowi końcowemu. Wybierając między lokalnym a hostowanym systemem telefonicznym dla firm, chcesz mieć pewność, że będzie on dopasowany do potrzeb i specyfiki Twojej firmy. Jakie są różnice między dwoma głównymi typami systemów telefonicznych dla firm? Czym się kierować przy zakupie?
Różnice pomiędzy on-premise, a systemem chmurowym.
Lokalny system telefoniczny, nazywany również jako on-premise, jest instalowany i uruchamiany w siedzibie firmy. System może być własnością przedsiębiorcy lub też być przez niego dzierżawiony. Cały sprzęt jest przechowywany na miejscu. Właściciel systemu lokalnego jest odpowiedzialny za utrzymanie i konserwację wszelkich serwerów lub centrów danych na miejscu.
Hostowany system telefoniczny, znany również jako wirtualny system telefoniczny lub system chmurowy, jest oparty na chmurze. Oznacza to, że jedynymi sprzętami na miejscu są same telefony i przełącznik sieciowy.Wszystkie dane i serwery znajdują się poza siedzibą firmy, w zewnętrznym centrum danych. Ponadto hostowane systemy telefoniczne zazwyczaj kierują połączenia przez Internet zamiast przez tradycyjną linię telefoniczną, czyli należą do systemów VoIP.
Który lepszy – on premise czy telefonia chmurowa?
System telefoniczny należy wybierać w oparciu o indywidualne potrzeby i możliwości firmy. W pierwszej kolejności trzeba rozważyć wszystkie zalety i wady zarówno on-premise, jak i telefonii hostowanej. Poznajmy je bliżej!
On-Premise – zalety
Lepszy zwrot z inwestycji (ROI)
Jeśli prowadzisz większą firmą, możesz liczyć na lepszy zwrot z inwestycji dzięki lokalnemu systemowi telefonicznemu. Chociaż początkowe koszty zakupu całego niezbędnego sprzętu dla Twojego systemu mogą być wyższe niż w przypadku telefonii chmurowej, to jest to inwestycja długofalowa, co skutkuje dużą opłacalnością finansową.
Odpowiedni dla tych, którzy szukają praktycznego podejścia
Systemy on-premise są również korzystne dla tych, którzy oczekują praktycznego podejścia do zarządzania aktualizacjami i konserwacją systemu telefonicznego. Firmom, które chcą fizycznie przechowywać swoje dane, może spodobać się pomysł przechowywania danych na serwerze lokalnym.
On-Premise – Wady
Ograniczone mozliwości rozbudowy
W przeciwieństwie do systemów chmurowych i hostowanych, systemy lokalne on-premise mają skończoną liczbę dostępnych linii, co może utrudniać działalność biznesową, jeśli firma planuje rozwój w nadchodzących latach.
Podatny na klęski żywiołowe
Infrastruktura systemu telefonicznego znajduje się głównie w biurze. Oznacza to, że na usługi telefoniczne mogą mieć wpływ klęski żywiołowe, jak pożary i powodzie.
Telefonia chmurowa – zalety
Atrakcyjna kosztowo
Infrastruktura systemu nie mieści się całkowicie w biurze. Początkowa inwestycja wymagana do skonfigurowania hostowanego systemu telefonicznego jest minimalna.
Skalowalna
Telefonia chmurowa oparta jest na Internecie. Liczba linii, które możesz dodać, jest praktycznie nieograniczona. Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które działają zdalnie lub planują szybki rozwój w przyszłości.
Pasuje do tych, którzy chcą podejścia „bez użycia rąk”
Chmurowe systemy telefoniczne są zazwyczaj zarządzane poza siedzibą firmy przez inny podmiot. To świetne rozwiązanie, jeśli nie masz w firmie administratora sieci wewnętrznej i chcesz uniknąć samodzielnego zarządzania systemem telefonicznym.
Telefonia chmurowa – wady
Przestoje
Twoje rozmowy są prowadzone przez Internet, tak działa system VoIP. Jeśli Internet jest wyłączony, to Twoje linie telefoniczne również. Jednak automatyczna sekretarka, aplikacje mobilne, przekazywanie poczty głosowej i połączenia konferencyjne będą nadal działać.
Jakość połączeń
Jeśli liczba połączeń jest duża, a serwery przeciążone, jakość połączeń może zacząć spadać.
Który system powinienem wybrać – on-premise czy telefonię chmurową?
W zależności od potrzeb Twojej firmy i budżetu, każdy z tych typów systemów telefonicznych może być dla Ciebie odpowiedni.
W pierwszej kolejności zdefiniuj swoje priorytety, które aspekty systemu telefonicznego cenisz najbardziej. Dzięki temu dowiesz się, który lepiej sprawdzi się w Twojej firmie. Przykładowo, jeśli nie jesteś start-upem, drugoplanową rolę może odegrać skalowalności jako konieczności w systemie telefonicznym, ale możesz mieć niewielki budżet do pracy, co wymaga opłacalności.
Bez względu na to, który system telefoniczny wybierzesz, przeprowadź dokładne badania, aby dowiedzieć się, które funkcje są niezbędne dla Twojej firmy. Właściwy operator telefonii biznesowej będzie z Tobą współpracować, aby usprawnić Twoją działalność, a przede wszystkim komunikację – niezbędny aspekt sprawnie funkcjonującej firmy i obsługi Klienta.
Pytania, które należy sobie zadać przy zakupie telefonów biznesowych – on-premise i systemu chmurowego.
Ile telefonów potrzebuję?
Kupując biznesowy system telefoniczny, należy przede wszystkim ustalić, ile telefonów potrzebuje Twoje biuro. Zastanów się, czy każdy pracownik korzysta z telefonu firmowego. Podczas gdy niektórzy pracownicy, np. w dziale sprzedaży potrzebują służbowego telefonu do codziennej pracy, inni pracownicy mogą nie mieć potrzeby korzystania z niego.
Uwzględnij również przyszłość swojego firmowego systemu telefonicznego. Jeśli Twoja firma planuje rozbudowę lub przeniesienie biura, Twoje potrzeby w zakresie systemu telefonicznego również mogą ulec zmianie. Upewnij się, że Twój firmowy dostawca usług telefonicznych jest w stanie sprostać takim wymaganiom.
Jakich funkcji potrzebuję?
Biznesowe systemy telefoniczne mogą oferować tak szeroki wachlarz funkcji, że firmy mogą być obciążone koniecznością odróżniania potrzeb od zachcianek.
Określenie, które funkcje są niezbędne, jest kluczowym krokiem w podejmowaniu decyzji, która oferta telefonów jest odpowiednia dla Twojej firmy – on-premise czy telefonia chmurowa. Typowe funkcje telefonów, których zwykle potrzebują firmy, obejmują:
- Auto Attendant — automatyczna sekretarka jest gwarancją, że połączenia przychodzące są zawsze odbierane. Służy jako wirtualny recepcjonista i może być wyposażony w różne narzędzia dostosowywania, jak możliwość oferowania dzwoniącym opcji wybierania tonowego, które przekierowują do określonych osób lub numerów wewnętrznych (poprzez zautomatyzowany katalog).
- Ciągłość połączeń — to funkcja, która minimalizuje przestoje w przypadku utraty łączności telefonicznej, automatycznie przekierowując połączenia na określone numery zapasowe. Po przywróceniu zasilania lub połączenia z Internetem normalne przekierowywanie połączeń zostanie automatycznie wznowione.
- Przekierowanie połączeń — przekazywanie połączeń umożliwia automatyczne przekazywanie połączeń przychodzących na inny telefon, np. telefon osobisty lub domowy. Może to być przydatne do przekierowywania połączeń, gdy pracownicy są poza biurem.
- Książka telefoniczna firmy — organizuje pracowników i ich numery wewnętrzne na wyróżniającej się liście. Niektóre numery wewnętrzne można dodać do automatycznej sekretarki, aby dzwoniący mogli nasłuchiwać i wybierać odpowiednie numery wewnętrzne.
- Conference Bridges – są to zdalne połączenia konferencyjne, które pozwalają na praktycznie nieograniczoną liczbę uczestników, co usprawnia działania w przypadku zdalnego spotkania.
- Hunt Groups – Hunt/grupy dzwoniące kierują połączenia do wyznaczonej grupy pracowników. System telefoniczny wyszuka następną dostępną linię w grupie, aby połączenie przychodzące nie pozostało bez odpowiedzi.
- Unified Messaging — ta funkcja umożliwia użytkownikom powiązanie numeru telefonu komórkowego z numerem wewnętrznym na biurku. Gdy oba urządzenia zostaną połączone, połączenia przychodzące na biurko użytkownika będą automatycznie dzwonić również na drugim urządzeniu, zapewniając, że użytkownik nigdy nie przeoczy połączenia.
Z którym z moich systemów te telefony są kompatybilne?
Aktualizacja całej technologii w biurze za jednym razem może być kosztowna i czasochłonna, dlatego też rzadko zdarza się, aby inne systemy były aktualizowane w tym samym czasie co telefony służbowe.
Urządzenia i systemy, jak alarmy, faksy i inne współdzielone zasoby, mogą działać na liniach cyfrowych lub POTS, co może stwarzać problemy podczas aktualizacji systemu telefonicznego.
Skontaktuj się z dostawcą usług telefonicznych, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości związane z instalacją telefonu. Przykładowo niektóre nowe systemy telefoniczne mogą wymagać dodatkowego okablowania sieciowego.
W jaki sposób mój operator telefoniczny może zagwarantować jakość usług?
Usługi poszczególnych dostawców mogą się znacznie różnić. Skontaktuj się ze swoim dostawcą, aby sprawdzić, czy można zawrzeć umowę o gwarantowanym poziomie usług (SLA), aby upewnić się, że dostawca wywiązuje się ze swoich obietnic.
Przykładowo możesz ustawić określone cele dla czynników, jak opóźnienie i czas reakcji w przypadku awarii. Twoja umowa SLA powinna również określać oczekiwania dotyczące sposobu, w jaki możesz zrezygnować z umowy, jeśli nie jesteś zadowolony z usług swojego dostawcy.
Należy jednak pamiętać, że wielu dostawców zawiera postanowienia umowne, które stanowią, że musisz dać im określony czas na naprawę, zanim będziesz mógł zerwać umowę.
Zarówno system on-premise, jak i system chmurowy mają swoje mocne i słabe strony. Właściwy wybór tego najlepiej pasującego do specyfiki firmy zależy przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa, liczby pracowników, ich obowiązków, jak również perspektywy rozwoju. Najogólniej, system on-premise jest wybierany przez firmy, które chcą mieć całą instalację na miejscu. Z kolei system chmurowy sprawdza się idealnie w firmach, w których pracownicy pracują zdalnie.